Minerva Optimizing Business

Minerva Optimizing Business

Break-even på et år ved at samle IT-infrastrukturen på AWS

Kraftig vækst hos Minerva gjorde det nødvendigt med en turn-around i forhold til eksisterende IT-systemer og infrastruktur. Valget til at migrere alle data til cloudløsning baseret på Amazon Web Services, faldt på CloudPartners. Allerede et år efter go-live, var Minerva break-even på alle omkostninger.

“Allerede på vores indledende møder, fik vi et godt indtryk af CloudPartners som en pålidelig partner, der har styr på, hvad de kan levere – og i særdeleshed, hvad vi havde brug for. Vi fik uvurderlig sparring i forhold til vores behov, hvilke idéer der var gode og hvilke idéer, der ville være knap så funktionelle samt ikke mindst et klart økonomiske scenarie for både udførelse og drift”.

Det fortæller Operations Manager hos Minerva, Thomas Andersen om valget af CloudPartners til at løse opgaven med migrering af hele IT-infrastrukturen og alle IT-systemerne til en cloudløsning.

“Vores økonomiske forudsætninger er blevet mere end opfyldt. Økonomien ser rigtig god ud, og driftsomkostningerne er faktisk reduceret med mere end 50 procent i forhold til vores gamle løsning. Når vi medregner omkostningerne til CloudPartners for at løse opgaven, er vi break-even allerede et år efter go live. Det synes vi, er en ret god business case”, fastslår Thomas Andersen om hele migreringsopgaven, der blandt andet drejede sig om finans, tidsregistrering, projektledelsessystemer, shared drives, interne CRM-system og task trackingsystem.

Enorme driftsfordele

“Alle vores gamle IT-systemer og løsninger lå henholdsvis hos en ekstern leverandør og internt hos os selv. Derfor kunne vi lynhurtigt se, det ville medføre enorme driftsfordele, at lade CloudPartners samle alle trådene i én officiel IT-infrastruktur og cloudløsning baseret på Amazon Web Services (AWS). En løsning, der fungerer optimalt. Med hjælp fra CloudPartners har vi i dag ikke længere lokale data, hvilket både er en økonomisk fordel og en sikker løsning, der giver ro i maven og ordentlig nattesøvn”, fastslår Thomas Andersen, som med migrering til én platform med én partner dermed både har fået optimal sikkerhed og funktionalitet.

Blandt andet er der opnået store tidsbesparelser på administration af interne systemer, så det er nemt og enkelt at foretage ændringer, når der er brug for det.

“En række åbne interfaces gør, at vi for eksempel kan nøjes med at oprette en ny bruger ét sted i vores system. Derefter slår oprettelse, passwords og indstillinger automatisk igennem i 7-8 forskellige andre systemer, hvilket giver en enorm administrativ besparelse”, fortsætter Thomas Andersen, som også fik CloudPartners til at hjælpe med migrering af mailsystemet til Google Apps Gmail.

Hurtigere end Google

“Migrering af mailsystemets 30 mailbokse viste sig, at blive opgavens største udfordring. Set i bakspejlet burde vi have foretaget en grundigere evaluering af, om vores valg af Gmail nu også var den rigtige løsning for os. Rådet fra CloudPartners var, at vi ikke skulle skifte men i stedet beholde Microsoft Outlook, som alle medarbejdere i forvejen var vant til at bruge. Et råd vi beklageligvis ikke valgte at følge”, indrømmer Thomas Andersen om den omfattende migreringsopgave af mailboksene, hvoraf fem indeholdte mere en 20.000 mails hver – og topscoreren havde gemt omtrent 150.000 mails.

Alle disse data skulle migreres mellem to mail- og kalendersystemer, der nødvendigvis ikke var kompatible på alle funktionaliteter, og det skulle samtidig ske inden for en overskuelig tidsramme, og naturligvis helst uden at medarbejderne blev berørt af driftsforstyrrelser.

“Allerede ved opstarten af migreringen konstaterede CloudPartners en fejl i Google Apps Gmail, der medførte et alvorligt performanceproblem. Derfor måtte vi udskyde migreringen to uger, mens Google forgæves forsøgte at finde årsagen. Det endte faktisk med, at CloudPartners var hurtigst og overhalede Google med at finde løsningen, så det lykkedes at få alt på plads uden nævneværdige driftsproblemer,” påpeger Thomas Andersen.

Lyt til eksperternes råd!

“Derfor videregiver jeg hermed mit råd om, at man altid bør foretage en grundig validering af interne idéer hos eksterne eksperter, som vi gjorde hos CloudPartners. Men – man bør i sidste ende også huske at lytte efter eksperternes råd, hvilket vi ikke gjorde i forhold til den valgte mailløsning. Derfor husker vi at lytte til CloudPartners råd en anden gang”, fastslår Thomas Andersen.

 

Om løsningen

Migrering af samtlige systemer og infrastruktur fra virtuelle servere hos ekstern leverandør til Amazon Web Services.

Anvendte AWS-services:

  • virtual servers – Amazon EC2
  • scalable storage – Amazon S3
  • isolated cloud resources – Amazon VPC
  • managed relational database service – Amazon RDS
  • scalable domain name system – Amazon Route 53
  • monitor resources & applications – Amazon CloudWatch
  • AWS CloudTrail (track user activity and API usage)
  • Amazon SES (email sending and receiving service)
    Migrering af mailsystem fra Microsoft Exchange til Google Apps for Work via otte parallelle servere. Hver server stod for migreringen af 3-4 brugere.
    Servermigrering af services – fx code repository, brugernes filer og administration – til servere ude i skyen.

 

Om Minerva

Minerva er eksperter i at hjælpe virksomheder med alle former for driftsoptimering.

Udgangspunktet er innovative IT-løsninger inden for Product Lifecycle Management, Manufacturing Excellence og Supply Chain Optimering, der blandt andet sikrer, at Minervas kunder reducerer spildtid, øger kvalitetsniveauet og generelt optimerer organisationernes samlede dataflow.

Struktur og support sikrer et effektivt flow af samtlige produktinformationer og gør disse informationer tilgængelige på en brugervenlig måde. Undervejs i processen udfordrer og optimerer Minerva kundernes produktions- og supply chain-processer, både i forhold til daglig drift og organisationens overordnede evne til at nå de strategiske mål.

www.minerva-plm.com